7 loi` khuyen khi viet email

[LAU_DAI_TREN_CAT20032003]

Bảy lời khuyên khi viết Email


Viết một bức thư dễ hiểu là công việc của người viết chứ không phải của người nhận. Nhưng thỉnh thoảng người nhận phải mất thời gian dài và rất khó khăn để hiểu được bức thư. Về cơ bản gửi một bức Email tồi là tỏ ra không tôn trọng người nhận và không lịch sự. Người viết làm một việc nhẹ nhàng còn người nhận thì phải làm rất nhiều việc. Và vì vậy đây là 7 lời khuyên khi gửi một bức Email tốt nhất có thể được và làm cho mọi người cảm thấy dễ chịu

[LAU_DAI_TREN_CAT20032003]

Lời khuyên 1: Subject, Cc: và Bcc:

Subject (tiêu đề) cho người nhận biết bức thư của bạn nói về cái gì mà không cần phải đọc hết thư. Nó giúp cho người nhận có thể sắp xếp được Email (theo từng loại). Bao giờ Subject cũng phải mang ý chính của bức thư.

Ðừng viết là Thư của bạn hay Thư. Subject như vậy không có thông tin nào. Ngoài ra, nếu bạn gửi đi một bức thư với Subject nào đó khi người nhận đọc và nhấn vào nút Reply, thì nó sẽ được tự động thêm vào bức thư trả lời (với từ Re nghĩa là Về). Và bạn được nhận lại chính tiêu đề của mình. Nếu bạn là người gửi nhiều thư thì bạn có thể nhớ được nội dung bức thư mà mình đã gửi không?

Hai cái hộp nữa là Cc: (Carbon Copy) và Bcc: (Blind carbond copy). Bất cứ một địa chỉ Email nào bạn gõ vào Cc: đều nhận được một bản sao của bức thư, và người nhận trong hộp to: sẽ thấy địa chỉ Cc: mà bạn đã cho bản sao. Còn với Bcc thì không như vậy người nhận trong To: sẽ không biết là bức thư này còn được sao gửi cho Bcc.

[LAU_DAI_TREN_CAT20032003]

Lời khuyên 2: Chỉ sử dụng file đính kèm khi cần thiết.

Email có thể có hai dạng khác nhau:

- Inline plain text

- Attachment

Inline text là những văn bản bình thường mà bạn viết trong thư. Một attachment là một file trong máy tính của bạn (ví dụ như một file tài liệu .Doc hay bức ảnh .Gif) mà bạn đính kèm hay thêm vào bức Email. Khi một người nào đó nhận được một bức Email với văn bản bình thường (Inline text), họ có thể đọc nó trực tiếp. Khi họ nhận được một file đính kèm (attachment) họ buộc phải mở file đính kèm bằng chương trình thích hợp (ví dụ như Word hay Paintshop).

Có rất nhiều vấn đề với file đính kèm:

a. Người nhận không có chương trình thích hợp để mở file đính kèm.

b. File đính kèm có thể mang theo Virus (!!)

c. Một số file đính kèm có kích thước lớn có thể phải mất rất nhiều thời gian Download. Nhiều người không hề thích nhận file đính kèm. Thường thường tốt hơn là nên gửi inline text. Chỉ gửi file đính kèm khi không thể gửi thông tin bằng inline text được và bạn phải chắc chắn người nhận đồng ý.

[LAU_DAI_TREN_CAT20032003]

Bạn là người xem thứ 42.
Bảy lời khuyên khi viết Email

Viết một bức thư dễ hiểu là công việc của người viết chứ không phải của người nhận. Nhưng thỉnh thoảng người nhận phải mất thời gian dài và rất khó khăn để hiểu được bức thư. Về cơ bản gửi một bức Email tồi là tỏ ra không tôn trọng người nhận và không lịch sự. Người viết làm một việc nhẹ nhàng còn người nhận thì phải làm rất nhiều việc. Và vì vậy đây là 7 lời khuyên khi gửi một bức Email tốt nhất có thể được và làm cho mọi người cảm thấy dễ chịu.

Lời khuyên 1: Subject, Cc: và Bcc:

Subject (tiêu đề) cho người nhận biết bức thư của bạn nói về cái gì mà không cần phải đọc hết thư. Nó giúp cho người nhận có thể sắp xếp được Email (theo từng loại). Bao giờ Subject cũng phải mang ý chính của bức thư.

Ðừng viết là Thư của bạn hay Thư. Subject như vậy không có thông tin nào. Ngoài ra, nếu bạn gửi đi một bức thư với Subject nào đó khi người nhận đọc và nhấn vào nút Reply, thì nó sẽ được tự động thêm vào bức thư trả lời (với từ Re nghĩa là Về). Và bạn được nhận lại chính tiêu đề của mình. Nếu bạn là người gửi nhiều thư thì bạn có thể nhớ được nội dung bức thư mà mình đã gửi không?

Hai cái hộp nữa là Cc: (Carbon Copy) và Bcc: (Blind carbond copy). Bất cứ một địa chỉ Email nào bạn gõ vào Cc: đều nhận được một bản sao của bức thư, và người nhận trong hộp to: sẽ thấy địa chỉ Cc: mà bạn đã cho bản sao. Còn với Bcc thì không như vậy người nhận trong To: sẽ không biết là bức thư này còn được sao gửi cho Bcc.

Lời khuyên 2: Chỉ sử dụng file đính kèm khi cần thiết.

Email có thể có hai dạng khác nhau:

- Inline plain text

- Attachment

Inline text là những văn bản bình thường mà bạn viết trong thư. Một attachment là một file trong máy tính của bạn (ví dụ như một file tài liệu .Doc hay bức ảnh .Gif) mà bạn đính kèm hay thêm vào bức Email. Khi một người nào đó nhận được một bức Email với văn bản bình thường (Inline text), họ có thể đọc nó trực tiếp. Khi họ nhận được một file đính kèm (attachment) họ buộc phải mở file đính kèm bằng chương trình thích hợp (ví dụ như Word hay Paintshop).

Có rất nhiều vấn đề với file đính kèm:

a. Người nhận không có chương trình thích hợp để mở file đính kèm.

b. File đính kèm có thể mang theo Virus (!!)

c. Một số file đính kèm có kích thước lớn có thể phải mất rất nhiều thời gian Download. Nhiều người không hề thích nhận file đính kèm. Thường thường tốt hơn là nên gửi inline text. Chỉ gửi file đính kèm khi không thể gửi thông tin bằng inline text được và bạn phải chắc chắn người nhận đồng ý.

Lời khuyên 3: Dùng văn bản (Plain text) thay cho HTML (văn bản siêu liên kết).

Văn bản bình thường trông như là chữ đánh máy (nếu ở Font Courier New. Courier). Những chương trình đọc Email cho phép đổi các Font này thành VNI times hoặc .Vntime. Gửi thư bằng HTML có thể là một ý kiến tồi, vì một số trình đọc Email không hiểu được và cho rằng toàn bộ bức thư đó là một File đính kèm. Do vậy khi người nhận không thể đọc được thư nếu không mở file đính kèm. Nếu bạn muốn bức thư của mình trở nên dễ chịu hãy dùng Plain text.

[LAU_DAI_TREN_CAT20032003]

Lời khuyên 4: Một dòng không nên quá dài.

Một chương trình đọc Email nào đó có thể không xử lý một dòng văn bản theo cùng một cách với chương trình của bạn. Và do đó một dòng văn bản khi người nhận đọc sẽ không giống như bạn viết. Vậy đâu là giải pháp?

Hãy viết từng dòng ngắn thôi. Tốt nhất là 64 kí tự hoặc ngắn hơn (kể cả dấu trống). Ðiều đó có nghĩa là sau khi gõ đợc 64 kí tự thì bạn nên nhấn Enter

[LAU_DAI_TREN_CAT20032003]

Lời khuyên 5: Ðừng la hét? (YELL!)

Ðừng viết tất cả mọi thứ bằng chữ viết hoa. Nói chung thật là không lịch sự (đặc biệt là trong Tiếng Anh) khi viết quá nhiều chữ viết hoa. Trước hết, văn bản viết bằng chữ hoa thật là khó đọc. Bạn cũng chưa bao giờ thấy một cuốn sách nào toàn là chữ hoa đúng không? Toàn bộ bức thư mà được viết bằng chữ hoa gọi là la hét (YELLING) (Vì người đọc hiểu là người gửi cần nói to những chỗ viết hoa). Tại sao lại khó đọc chữ viết hoa?

Hãy nhìn vào những từ sau đây:

1. ENGLISH (chữ viết hoa)

2. English (chữ đầu viết hoa và chữ viết thường)

Chữ thứ nhất không có kiểu dáng, nó chỉ là một hình chữ nhật đơn điệu bạn thấy không? còn chữ thứ hai có một kiếu dáng đẹp. Khi chúng ta đọc đặc biệt là khi đọc nhanh, chúng ta đọc kiểu dáng của toàn bộ từ. Chúng ta không đọc từng kí tự một. Kiểu dáng của từ ENGLISH trông giống như SPANISH.

Nhưng kiểu dáng của English thì khác với Spanish. Ðối với Subject thỉnh thoảng có thể sử dụng chữ hoa. Nhưng nếu bạn muốn làm nổi bật một từ nào đó quan trọng đừng sử dụng chữ hoa. Hãy sử dụng dấu hoa thị như thế này *.

[LAU_DAI_TREN_CAT20032003]

Lời khuyên 6: Hãy cẩn thận với những chữ viết tắt.

Viết tắt là một cách tốt để tiết kiệm thời gian và công sức nếu như cả hai người (gửi và nhận) đều hiểu. Nhưng nếu người nhận không hiểu, bạn đã không thành công trong giao tiếp. Sau đây là một số quy ước về viết tắt trong thư điện tử:

121 = one to one
2u = to you
2u2 = to you too
24/7 = 24 hours a day 7 days a week
aamof = as a matter of fact
adn = any day now
afaik = as far as I know
aisi = as I see it
aka = also known as
asap = as soon as possible
atb = all the best
atm = at the moment
b/c = because
b4 = before
b4n = bye for now
bbiam = be back in a minute
bbl = be back later
bfn = bye for now
bol = best of luck
btw = by the way
by = busy

Nhiều lắm và nhiều lắm! các bạn có thể tìm thấy ở: http://www.englishclub.net/forums/abbreviations/b.shtml

[LAU_DAI_TREN_CAT20032003]

7: Hãy ký tên trong Email của bạn

Viết tên mình dưới bức thư là một điều tốt và là hành động biểu hiện lịch sự. Bạn có thể ghi thêm các thông tin khác nữa như địa chỉ, số điện thoại...
Bạn có thể tạo một khuôn mẫu chữ ký mà bạn sẽ thêm vào cuối bức thư. Một số dịch vụ Email có thể có khả năng tự thêm chữ ký của bạn vào cuối thư như Yahoo.

Với những lời khuyên này bạn có thể thành công hơn với những bức thư điện tử của mình.


Theo Tin Học và Đời Sống
(22/2/2003)

[LAU_DAI_TREN_CAT20032003]

Phương pháp nén ảnh theo chuẩn JPEG

Công nghệ nén ảnh JPEG (joint Photographic Experts Group) là một trong những công nghệ nén ảnh hiệu quả, cho phép làm việc với các ảnh có nhiều màu và kích cỡ lớn. Tỷ lệ nén ảnh đạt mức so sánh tới vài chục lần (chứ không phải phần trăm). Tuy nhiên được cái này bạn phải mất cái khác, đó là quy luật cộng trừ tự nhiên.

Thông thường các ảnh màu hiện nay dùng 8 bit (1 byte) hay 256 màu thay cho từng mức cường độ của các màu đỏ, xanh lá cây và xanh da trời. Như thế mỗi điểm của ảnh cần 3 byte để lưu mã màu, và lượng byte một ảnh màu này chiếm gấp 24 lần ảnh trắng đen cùng cỡ. Với những ảnh này các phương pháp nén ảnh như IFF (Image File Format) theo phương pháp RLE (Run Length Encoding) không mang lại hiệu quả vì hệ số nén chỉ đạt tới 2:1 hay 3:1 (tất nhiên là kết quả nén theo phương pháp RLE phụ thuộc vào cụ thể từng loại ảnh, ví dụ như kết quả rất tốt với các loại ảnh ít đổi màu). Ưu điểm cao của phương pháp này là ảnh đã nén sau khi bung sẽ trùng khớp với ảnh ban đầu. Một số phương pháp nén khác không để mất thông tin như của Lempel - Ziv - Welch (LZW) có thể cho hệ số nén tới 6:1. Nhưng như thế cũng chưa thật đáp ứng yêu cầu đòi hỏi thực tế.

Phương pháp nén ảnh theo thuẩn JPEG có thể cho hệ số nén tới 80:1 hay lớn hơn, nhưng bạn phải chịu mất thông tin (ảnh sau khi bung nén khác với ảnh ban đầu), lượng thông tin mất mát tăng dần theo hệ số nén. Tuy nhiên sự mất mát thông tin này không bị làm một cách cẩu thả. JPEG tiến hành sửa đổi thông tin ảnh khi nén sao cho ảnh mới gần giống như ảnh cũ, khiến phần đông mọi người không nhận thấy sự khác biệt. Và bạn hoàn toàn có thể quản lý sự mất mát này bằng cách hạn chế hệ số nén. Như thế người dùng có thể cân nhắc giữa cái lợi của việc tiết kiệm bộ nhớ và mức độ mất thông tin của ảnh, để chọn phương án thích hợp.

Phương pháp nén ảnh JPEG dựa trên nguyên lý sau: ảnh màu trong không gian của 3 màu RGB (red Green Blue) được biến đổi về hệ YUV (hay YCBCr) (điều này không phải là nhất thiết, nhưng nếu thực hiện thì cho kết quả nén cao hơn). Hệ YUV là kết quả nghiên cứu của các nhà sản xuất vô tuyến truyền hình hệ Pal, Secam và NTSC, nhận thấy tín hiệu video có thể phân ra 3 thành phần Y, U, V (cũng như phân theo màu chuẩn đỏ, xanh lá cây và xanh da trời). Và một điều thú vụ là hệ nhãn thị của con người rất nhạy cảm với thành phần Y và kém nhạy cảm với hai loại U và V. Phương pháp JPEG đã nắm bắt phát hiện này để tách những thông tin thừa của ảnh. Hệ thống nén thành phần Y của ảnh với mức độ ít hơn so với U, V, bởi người ta ít nhận thấy sự thay đổi của U và V so với Y.

Giai đoạn tiếp theo là biến đổi những vùng thể hiện dùng biến đổi cosin rời rạc (thông thường là những vùng 8x8 pixel). Khi đó thông tin về 64 pixel ban đầu sẽ biến đổi thành ma trận có 64 hệ số thể hiện thực trạng các pixel. Điều quan trọng là ở đây hệ số đầu tiên có khả năng thể hiện thực trạng cao nhất, khả năng đó giảm rất nhanh với các hệ số khác. Nói cách khác thì lượng thông tin của 64 pixel tập trung chủ yếu ở một số hệ số ma trận theo biến đổi trên. Trong giai đoạn này có sự mất mát thông tin, bởi không có biến đổi ngược chính xác. Nhưng lượng thông tin bị mất này chưa đáng kể so với giai đoạn tiếp theo. Ma trận nhận được sau biến đổi cosin rời rạc được lược bớt sự khác nhau giữa các hệ số. Đây chính là lúc mất nhiều thông tin vì người ta sẽ vứt bỏ những thay đổi nhỏ của các hệ số. Như thế khi bung ảnh đã nén bạn sẽ có được những tham số khác của các pixel. Các biến đổi trên áp dụng cho thành phần U và V của ảnh với mực độ cao hơn so với Y (mất nhiều thông tin của U và V hơn). Sau đó thì áp dụng phương pháp mã hóa của Hoffman: Phân tích dãy số, các phần tử lặp lại nhiều được mã hóa bằng ký hiệu ngắn (marker). Khi bung ảnh người ta chỉ việc làm lại các bước trên theo quá trình ngược lại cùng với các biến đổi ngược.

Vì phương pháp này thực hiện với các vùng ảnh (thông thường là 8 x 8 pixel) nên hay xuất hiện sự mất mát thông tin trên vùng biên của các vùng (block) này. Hiện nay người ta đã giải quyết vấn đề này bằng cách làm trơn ảnh sau khi bung nén để che lấp sự khác biệt của biên giới giữa các block. Một hệ nén ảnh theo chuẩn JPEG cùng algorithm làm trơn ảnh đã được công ty ASDG đưa ra trong hệ Art Department Professional.